ビジネスホン導入の最大のメリットは、少ない電話回線を多くの電話機で共有できることです。

一般電話機を利用する場合、社員数だけの電話機が必要と同時に、同じだけの電話回線が必要になります。

(ISDN回線の場合はその半分）

電話の回線数分だけ電話番号も異なり、同じ電話番号を社員全員で使うことは出来ません。

実際には、各個人に電話機があってもすべての社員が同時に利用する機会は殆どありません。

ビジネスホンですと「代表組み」というサービスがあります。

複数の回線番号で１つのグループを組み、あらかじめ決められた代表番号（親番号）に着信があった場合、そのグループの中から空いている回線を選んで着信するサービスです。

例えば、社員数は8人だけど実際に同時に電話を使うのは多くても4人、電話番号は代表で１つあれば十分だという場合、下図のように通信コストを抑えた導入が可能となります。

小規模オフィス、社員の人数も10人未満で全社員が一斉に電話をかけたり、取ったりするような機会もそれほどないような場合、電話の回線数や電話機の台数を多く導入する必要はありません。

社員数が20名前後の中規模オフィスになると、本格的なビジネスホンの構築が必要になります。

複合機、ＰＣなどを含めた構成を作る場合、代表番号においてNTTの代表組みサービスを申請することにより、一つの代表番号にかかってきた電話番号にて最大6着信受けることが可能になります。